Procedurer for halbooking

I Halsnæs Kommune arbejder vi med "åben hal- og lokalefordeling", hvilket betyder at foreningerne i høj grad er inddraget i processen af halfordelingen.

Åben hal- og lokalefordeling betyder, at foreningerne ved halfordelingsmøderne har mulighed for at uddybe deres ansøgning, og hvorfor der er ansøgt om en bestemt tid eller facilitet. Ligeledes har foreningerne lejlighed til, internt at afklare tider i tilfælde af at der er mere end en ansøger.

I det følgende har vi uddybet proceduren omkring hal- og lokalefordelingen og den tidsplan, der ligger for denne. 

Uge 11, 2018: Tidsplanen for årets hal- og lokalefordelingen offentliggøres på Idrætshallernes hjemmeside. 

Ansøgning om lokaler og faciliteter under denne fordeling, foregår udelukkende ved indtastning i Halsnæs Kommunes lokalebookingsystem Aktivhalsnaes.dk. Skulle du have mistet dit password eller glemt, hvordan man agerer i systemet og har brug for hjælp, er du velkommen til at skrive til: idraetshallerne@halsnaes.dk.

Vi skal her understrege vigtigheden af, at foreningens detaljer så som kontaktinformation er opdateret hos Halsnæs Kommune. Dette er foreningens eget ansvar.

Marts 2018: Møde med nuværende og kommende brugere af Frederiksværk Hallen.

Frederiksværk Hallen skal renoveres og opgraderes i perioden fra medio april til medio august 2017, hvor hallen vil være lukket. I forbindelse med renoveringen vil hallen blive opgraderet med en springgrav, hvilket betyder at nye brugergrupper fremover vil kunne anvende hallen. Der holdes i løbet af februar et møde specifikt med nuværende og kommende brugere af Frederiksværk Hallen med henblik på, at drøfte fordelingen i hallens nye konfiguration. 

10. april 2018: Sidste frist for indtastning af ønsker til halfordelingen.

Alle ansøgninger til hal- og lokalefordelingen skal indtastes i kommunens lokalebookingsystem, AktivHalsnaes. Efter den 10. april trækker administrationen en liste fra lokalebookingsystemet. Denne liste er grundlaget for det videre arbejde med hal- og lokalefordelingen.

Det er her vigtigt, at understrege, at man ikke kan påregne, at ansøgninger indtastet efter den 10. april, tages i betragtning til hal- og lokalefordelingen. Herunder at det er foreningens ansvar, at sørge for, at en given ansøgning er korrekt indtastet og afsendt i lokalebookingsystemet.

20. april 2018: Indtastede ønsker offentliggøres på www.idraetshallerne.halsnaes.dk.

På denne dato offentliggøres listerne over alle de indkomne ansøgninger, der indeholder en eller anden form for konflikt. Med "konflikt" menes tider, hvor mere end en ansøger har ansøgt om den samme tid og facilitet.

På baggrund af de offentliggjorte lister opfordres foreningerne til, at kontakte hinanden med henblik på, at afklare eventuelle konflikter. Det er hensigten at de to foreninger, der har ansøgt om samme tid/sted sammen prøver at få afklaret, hvorledes konflikten eventuelt kan løses og medbringe denne løsning til halfordelingsmøderne.

Den 29. april 2018, Halfordelingsmøder med ansøgerne (foreningerne) samt møde i halfordelingsudvalget.

På halfordelingsmødet d. 29. april behandles alle ansøgninger til faciliteterne i Halsnæs Kommune.

Halfordelingsmøderne afholdes efter flg. plan:

Kl. 10.00, møde med ansøgere til lokaler i Frederiksværk og Ølsted. 
Kl. 12.00, møde med ansøgere til kunstgræsbanerne i Frederiksværk og Hundested 
Kl. 13.00, møde med ansøgere til lokaler i Hundested og Melby.

Herefter afholdes møde i Halfordelingsudvalget. 

Formålet med disse møder er, at foreningerne indbyrdes drøfter de ansøgninger, der konflikter med hinanden. I de tilfælde, hvor der ikke opnåes enighed foreningerne imellem, overgår sagen til Halfordelingsudvalget, der på et efterfølgende møde vil træffe en afgørelse i sagen.

Ved møderne deltager ligeledes Halfordelingsudvalget, som består af repræsentanter fra Idrætsrådet samt Halsnæs Kommune. Halfordelingsudvalgets opgave er, at udarbejde et endeligt oplæg til en hal- og lokalefordeling.

Vi gør opmærksom på, at møder foreningerne ikke op, kan man ikke påregne at komme i betragtning til den videre fordeling. Efter det sidste møde med foreningerne, holder Halfordelingsudvalget et møde, hvor der træffes afgørelser i de sager, hvor der er konflikter som foreningerne ikke selv har kunne løse. Halfordelingsudvalget lægger vægt på de argumenter, som foreningerne har fremført, men vægter følgende kriterier:

Hidtidig udnyttelse af den givne tid/facilitet.
Optimal drift og logistik i faciliteterne.
Nye foreninger og aktiviteters mulighed for, at opnå tid.

Den 8. maj, 2018 - Endeligt udkast til halfordeling offentliggøres

Den endelige fordeling, der bliver vedtaget af Halfordelingsudvalget, kan ses på kommunens lokalebookingsystem efter den 8. maj. Foreningen kan ved at logge sig ind på normal vis og orientere sig i systemet, hvor de tider der er tildelt, vil være synlige.  

Den 22. maj 2018 – Kl. 12.00, sidste frist for indlevering af eventuelle klager over halfordelingen.

Der er mulighed for at klage over afgørelser truffet af Halfordelingsudvalget. Eventuelle klager sendes med almindelig post eller per mail til Halsnæs Kommune.

Halsnæs Kommune
v/Idrætshallerne
Sportsvej 5c
3300 Frederiksværk

eller på mail:

idraetshallerne@halsnaes.dk 

Det er vigtigt at understrege, at eventuelle klager skal være Halsnæs Kommune i hænde på en af ovennævnte adresser inden klagefristens udløb.

Den 15. juni 2018: møde i Udvalget for Sundhed og Kultur med behandling af eventuelle klager over halfordelingen for 2017 / 2018. 

Klager der ikke kan løses administrativt oversendes til behandling i Udvalget for Sundhed og Kultur, der behandler sagen på mødet den 15. juni 2017. Klager vil herefter modtage direkte besked om sagens udfald, og der er som udgangspunkt ikke flere klagemuligheder i forhold til den aktulle hal- og lokalefordeling.    

Generelt 

Tidsplanen er vejledende og for så vidt der måtte indtræde væsentlige ændringer, vil dette blive meddelt på www.idraetshallerne.halsnaes.dk 

Spørgsmål, kommentarer eller andet, der vedrører hal- og lokalefordelingen rettes til:

Idrætshallernes Administration
Telefon. 47 72 53 07.

eller på mail:

Idraetshallerne@halsnaes.dk.

Sidst opdateret 28. juni 2017